Wie kann ich mit einfachen Mitteln mein
Informationsmanagement optimieren?
Laut der Mittelstandsstudie setzen 81,5 % der befragten Unternehmen deutliche Prioritäten im Bereich Informationsmanagement. Eine besondere Herausforderung sind die so genannten „Wissensinseln“. Sie führen auch bei kleineren Unternehmen dazu, dass nicht alle Mitarbeiter über den notwendigen Informationsstand verfügen. Wird wichtiges Wissen dezentral dokumentiert, spürt das Unternehmen spätestens beim plötzlichen Ausfall eines Mitarbeiters, wie kritisch das zentrale Zurverfügungstellen aller Informationen für den Unternehmenserfolg ist. Ähnlich sieht es auch bei der Einbindung von kooperierenden Partnern oder Zulieferern aus, die für viele Unternehmer eine Herausforderung darstellt. Erfahren Sie hier, wie sich Informationssilos durch den Einsatz gemeinsam gepflegter Wissensdatenbanken und Intra-/Extranets vermeiden lassen. Ihr Fachhändler berät Sie übrigens gern persönlich über die Chancen, die sich Ihnen mit erfolgreichem Informationsmanagement eröffnen.
Wie kann ich gemeinsam mit Anderen Informationen sammeln und strukturiert zur Verfügung stellen?
Sie haben ein Projekt, an dem mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, und suchen eine Möglichkeit, wie Sie entsprechende Informationen im Team strukturierter erfassen, als es bisher der Fall war? Keine Idee und keine Aufgabe soll mehr verloren gehen? Mit Microsoft OneNote 2010 aus der Office-Familie geht das spielend einfach. OneNote funktioniert wie ein Hightech- Notizbuch, das Sie auch mit Anderen teilen können:
Ein Mitarbeiter schreibt etwas auf und macht es anschließend mit wenigen Klicks für andere Mitarbeiter verfügbar. So können alle Nutzer gleichzeitig auf das Notizbuch zugreifen und jeder kann die Notizen des Anderen in Echtzeit sehen und kommentieren. Das ist ideal zum Sammeln, Abgleichen und Ergänzen von Informationen im Team, wie zum Beispiel von Bespre- chungsprotokollen, Ideensammlungen oder Projektskizzen. Neben herkömmlichen schriftlichen Informationen können dabei auch Videos, Präsentationsfolien und andere Datenanhänge eingebunden werden.
Wie kann die Lösung SharePoint® 2010 meinen Mitarbeitern und externen Partnern dabei helfen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten?
Mit SharePoint 2010 nutzen Sie eine Plattform, die Ihnen schnell und sicher eine effektive Form von Zusammenarbeit ermöglicht. Dabei können Sie Teams innerhalb und außerhalb des Unternehmens einbinden. Sie haben die Möglichkeit, Projektdokumente in Bibliotheken abzulegen sowie Kontakte und Termine zu pflegen. So behalten Sie Ihren Projektstatus besser im Blick. Und mit Office 2010 haben Sie die Möglichkeit, zur gleichen Zeit mit mehreren Mitarbeitern am selben Dokument zu arbeiten. Darüber hinaus steht Ihnen mit der Office-Komponente OneNote ein virtuelles Notizbuch zur Verfügung.
Wie kann ich Mitarbeiter unterwegs oder zuhause effizienter in den Informationsaustausch einbinden?
Ihre Mitarbeiter sind viel unterwegs, arbeiten manchmal im Außendienst oder von zuhause aus? Heutige Microsoft-Lösungen sind so ausgerichtet, dass sie Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, die gewohnte Arbeitsumgebung auch andernorts zu nutzen. So lässt sich zum Beispiel sicherstellen, dass Ihr Vertriebsteam auch unterwegs auf der gewohnten Festnetznummer für alle Kunden und Kollegen erreichbar ist. Mit Microsoft Lync können Anrufe über Nebenstellenanlagen, Festnetz oder Voice over IP (Internettelefonie) getätigt und entgegengenommen werden – unabhängig davon, wo Ihr Mitarbeiter sich gerade befindet. Microsoft-Technologien erlauben darüber hinaus Ihren Angestellten, von zuhause oder unterwegs aus zu arbeiten und dabei auf wichtige Dokumente beziehungsweise E-Mails zuzugreifen oder sie zu bearbeiten.
Wie kann ich wichtige Informationen aus großen Zahlenmengen schneller „herauslesen“?
Wünschen Sie sich, aus unübersichtlichen Daten und Zahlen wichtige Informationen auf einen Blick zu gewinnen, ohne kostspielige IT-Lösungen anschaffen zu müssen? Nutzen Sie dazu einfach Excel® 2010. Trendlinien (siehe Abb. 5) lassen sich mittlerweile auf Knopfdruck erstellen. Integrieren Sie dabei Daten aus Ihren vorhandenen Warenwirtschaften, Fertigungssystemen, Datenbanken und ERP-Lösungen. Mithilfe des PowerPivot Add-ins können Sie in Excel auch 100 Millionen Datensätze in Sekunden neu sortieren und optisch so aufbereiten, dass Sie aussagefähige Trends aus den Zahlen herauslesen können. Über die SharePoint-Plattform können Sie allen Mitarbeitern Datenauswertungen zur Verfügung stellen, die nicht mit Excel arbeiten oder nur schnell via Webbrowser die wichtigsten Auswertungen sehen wollen. Veröffentlichungen und Zugriffe auf Tabellen sind dort ganz einfach: Ein Mitarbeiter erstellt die Tabelle und veröffentlicht sie auf SharePoint- Webseiten beziehungsweise in Ihrem Intranet. Andere Mitarbeiter nutzen ihren Browser und navigieren darin zur entsprechenden Tabelle.
Wie kann ich Wissen und Informationen möglichst effizient mit Mitarbeitern oder Kunden teilen?
Eine Möglichkeit sind Wikis. In Wikis fassen Sie Unternehmensinformationen zusammen. Mitarbeiter können einfach über den Webbrowser ihr Wissen einpflegen und verlinken. Gerade besonders innovative Unternehmen setzen Wikis erfolgreich für ihre Projektteams und Arbeitskreise ein. Eine weitere Möglichkeit sind Blogs, die optimal intern genutzt werden können, um Wissen zu erhalten, weiterzugeben und auf aktuelle Veränderungen hinzuweisen. Blogbeiträge können mit Word 2010 geschrieben und zum Beispiel auf SharePoint 2010 mit einem Klick veröffentlicht werden – nicht aufwändiger als das Schreiben einer E-Mail.